グループウェアの活用方法

情報共有・社内SNSに必須のパソコンの基盤

社内の情報共有を、IT技術の活用で効率化するのが、グループウェアの使用目的です。

簡単なスケジュール管理や、メールの一括管理、TODOリストの作成、会議議事録、営業日報など社内業務に必要な事柄を、連動させて縦・横で共有することでシナジー効果を出す事が出来ます。

最近のグループウェアでは、社内SNSの機能も盛り込まれ、気軽に社員の間でコミュニケーションを取る事が可能となりました。

特定の社員間の会話を、他部署の別の社員が閲覧する事で、異なる視点からの改善提案も可能となります。

グループウェアには、情報が共有できる点や、コミュニケーションを円滑にすることにより業務全体を効率化するなど、さまざまなメリットがあります。情報の取り扱いに注意を向けている会社では導入が進んでいます。

メールやスケジュール管理機能がひとつになっているので、常に社員全員が最新の情報を知ることができます。それによって連絡事項が減り、人為的ミスを減らすこともできます。それぞれが自分の意思ですぐに動けるようになるのが、グループウェアのメリットです。

社内SNSのメリット

情報共有・社内SNSに必須のノートパソコン

社内SNSを導入することによって得られるメリットは、まずメールなどのやりとりが必要なくなるという点です。メールはリアルタイム性があまりないツールなので、どうしてもタイムロスが発生してしまいます。それによって業務が停滞し、生産効率が落ちることが考えられます。

社内SNSは非常にリアルタイム性に優れたツールなので、社員全員がいつでも最新の情報を手にすることができます。したがって業務の効率化が進み、結果的に生産性がアップします。

グループウェアとは、会社などの組織内の情報共有を円滑にするためにコンピューターネットワークを用いたシステムソフトウェアのことを指します。このシステムはこのネットワークを接続している人同士が情報の交換、スケジュールの管理などを行うことが可能であり業務に必要とされる機能を通じて業務の効率化を目指したものです。

グループウェアはコンピューターネットワーク上で行うことが出来るため、コンピューターにソフトウェアをダウンロードする必要はなく社内SNSとして使用できます。

社内SNSの重要性

情報共有・社内SNSに必須のハードドライブ

社内SNSとは、対不特定多数の人とのコミュニケーションをとるためのツールであるSNSを会社内の連絡ツールとして使用したもので、グループウェア機能とは異なり、FacebookやGoogle+を応用したものです。

部門をまたいだ情報共有をおこなうことができ、遠隔地とも容易にかつスピーディーに連絡がとれるので、社内のコミュニケーション活性の一役を担います。

大きく分けて時系列で記事が表示されるタイムライン型と掲示板形式のトピック型があります。

社内SNSは会社の情報共有を容易にしてくれますが、しっかりと注意点を守らなければ大変危険なグループウェアにもなりかねません。

まずは、メールなどと異なり、社内の人間であれば誰でも情報に手が届くので、外部の人間に重要な情報が漏れてしまう恐れもあります。しっかりと社員教育を行う必要があります。

また、SNSを効率的に運営するためには、情報を載せる作業をする人が必要です。そのため、一部の人の仕事量が増えてしまう危険性があります。

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